Rechtmatigheidsverantwoording
De wetswijziging, waarbij het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording afgeeft bij de jaarrekening, is vanaf verslagjaar 2023 ingegaan. In de situatie tot en met verslagjaar 2022 gaf de accountant in de controleverklaring een oordeel over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. De rechtmatigheidsverantwoording van het college maakt wettelijk deel uit van de jaarrekening.
De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording van het college op getrouwheid.
In deze paragraaf wordt een toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens van 435.000 overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Dit betreffen de volgende afwijkingen:
Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed
In de jaarrekening 2025 is bij dertien inkoopdossiers een aanbestedingsonrechtmatigheid geconstateerd in relatie tot Europese aanbestedingen, die gezamenlijk leiden tot een financiële fout van (afgerond) € 2,0 miljoen. Negen van deze dertien dossiers waren al onrechtmatig bij de jaarrekening 2024 en vier dossiers zijn nieuw ten opzichte van boekjaar 2024. Bij diverse dossiers zijn acties uitgevoerd om de onrechtmatigheid te beëindigen, bijvoorbeeld het uitvoeren van een Europese aanbestedingsprocedure of het beëindigen van de overeenkomst. Daardoor is bij vijf van de dertien dossiers de onrechtmatigheid inmiddels beëindigd en komen deze in 2026 niet meer terug. Bij vijf van de dertien dossiers eindigt de onrechtmatigheid naar verwachting in 2026. Voor de resterende drie dossiers gebeurt dit in één van de jaren daarna, onder meer afhankelijk van de resterende looptijd van de overeenkomst.
In onderstaande grafieken is de trend van aanbestedingsonrechtmatigheden weergegeven (in aantallen en bedragen).
Maatregelen die al zijn genomen om onrechtmatigheden te voorkomen zijn onder andere een contractenregister gecombineerd met een spendanalyse. Deze maatregelen samen zorgen ervoor dat we inzicht hebben in lopende contracten en de hoogte van inkoopuitgaven (bij deze contracten). Zo hebben we inzicht bij welke dossiers we vanuit het oogpunt van aanbestedingsrechtmatigheid risico lopen. Dit zorgt ervoor dat we kunnen sturen op het tijdig starten van de juiste (Europese) aanbestedingsprocedure om te voorkomen dat er opnieuw onrechtmatigheden ontstaan.
We zijn bezig met het uitvoeren van een verbeterplan voor de inkoopfunctie, onder meer met als doel om aanbestedingsonrechtmatigheden te voorkomen. Bij enkele nieuwe onrechtmatigheden is de oorzaak een onjuiste raming van de opdrachtwaarde, die aan de basis ligt van de gekozen aanbestedingsprocedure. Onderdeel van het verbeterplan is het verplicht digitaal melden van een inkoopbehoefte, zodat team Inkoop vooraf kan adviseren over en sturen op de juiste procedure.
Een ander onderdeel van het verbeterplan is een project om inkooporders en verplichtingen verbeterd vast te leggen in het financieel systeem. Dit draagt bij aan het creëren van (meer) inzicht, ook over de uitnutting van lopende contracten. Hierdoor zijn we beter in staat om tijdig bij te sturen en daarmee ook onrechtmatigheden te voorkomen. Dit project loopt. De verwachting ten aanzien van de eerste resultaten hebben we moeten bijstellen. Er moeten namelijk eerst enkele technische onvolkomenheden in het financieel systeem bij het verwerken van verplichtingen worden opgelost.
Daarnaast wordt er in het verbeterplan aandacht besteed aan bewustwording